La necessità della convocazione dell’assemblea in assenza dell’amministratore di condominio è una situazione che sarà capitata a molte persone nella quotidianità condominiale. Nella normalità dei casi noi amministratori di condominio siamo obbligati dalla legge a provvedere alla convocazione dell’assemblea stessa almeno una volta l’anno (assemblea ordinaria) allo scopo di far approvare all’assemblea sia il bilancio consultivo dell’anno di gestione appena trascorso (rendiconto annuale), sia il bilancio preventivo (con l’indicazione delle quote spettanti ai singoli condomini) delle spese che si prevede verranno sostenute dal condominio nel nuovo anno di gestione che sta per iniziare.
ASSEMBLEE STRAORDINARIE
Oltre all’assemblea ordinaria di cui abbiamo parlato, la legge mi da la possibilità di convocare ulteriori assemblee perché potrebbe crearsi, come spesso accade, il bisogno di discutere di questioni nate durante la gestione dello stabile che hanno la necessità di essere affrontate dal condominio.
Ricordo che l’assemblea è l’organo sovrano del condominio; noi amministratori siamo solo dei gestori obbligati ad attuare esclusivamente la gestione ordinaria ed in molti casi siamo anche dei consiglieri che cercano di indirizzare i condomini nella direzione giusta, avendo conoscenza delle normative di settore.
Altre volte invece l’amministratore convoca una assemblea perché sono i condomini stessi a farne precisa richiesta. Come appena detto l’assemblea è il solo organo decisionale del condominio ed i condomini, in quanto partecipanti della stessa, possono ritenere opportuno discutere di questioni nuove oppure eventualmente sfuggite all’amministratore.
In questo caso però la legge impone ai condomini che ne fanno richiesta alcune condizioni particolari: la richiesta di convocazione dell’assemblea fatta all’amministratore deve provenire da 2 condomini o più di due che siano in possesso di almeno 166 millesimi.
LA CONVOCAZIONE DA PARTE DEI CONDOMINI
Infine altra ipotesi di convocazione dell’assemblea è quella di cui ci occupiamo in questo articolo: l’autoconvocazione da parta dei condomini stessi, nel caso in cui l’amministratore, dopo una richiesta esplicita dei condomini, non provveda a convocarla entro 10 giorni.
Quindi questo tipo di convocazione è la conseguenza della inattività dell’amministratore a seguito di richieste dei condomini; o meglio, quando l’amministratore non convoca l’assemblea richiesta da almeno 2 condomini che rappresentino almeno 166 millesimi (come nel caso precedente) gli stessi condomini posso provvedere in autonomia alla convocazione.
Devo precisare che in questa ipotesi specifica, sebbene la convocazione sia fatta dai condomini stessi, si devono rispettare le raccomandazioni della legge: tutti i condomini devono essere avvisati della data in cui si svolgerà la riunione condominiale almeno 5 giorni prima della stessa con indicazione esplicita dell’ordine del giorno di cui si discuterà. Senza questo avviso, l’assemblea non può deliberare e si rischia l’impugnazione della delibera in Tribunale (annullabilità della delibera).
Il Codice Civile impone che la convocazione avvenga tramite raccomandata, Posta Elettronica Certificata (PEC), fax e consegna a mani. Consiglio di attenersi a queste modalità se non si vuole rischiare l’annullabilità della riunione, lasciando stare le recenti ed ambigue sentenze dei Tribunali che sembrano allentare le prescrizioni della legge.
DEVE PARTECIPARE L’AMMINISTRATORE?
La presenza dell’amministratore all’assemblea non è necessaria, sebbene tra i nostri obblighi ci sia quello di essere presente all’assemblea per dare un aiuto tecnico ai condomini nell’affrontare particolari situazioni. Come ho già detto, l’organo decisionale è l’assemblea, non l’amministratore, quindi si potrebbe deliberare anche in assenza dell’amministratore.
Infatti, per quanto mi riguarda, mi allontano dall’assemblea quando si devono deliberare questioni nelle quali potrei essere coinvolta direttamente, come nel caso di conferma della mia nomina, ma anche nell’ipotesi in cui si debba decidere sulla mia eventuale revoca dell’incarico.
Aggiungo che nel caso di autoconvocazione non ci sono obblighi di avviso nei riguardi dell’amministratore stesso sulla data dell’assemblea; si può deliberare senza timore di incorrere in vizi della delibera. Ovvia conseguenza è che la delibera sia in ogni caso comunicata all’amministratore poiché è la figura che, secondo legge, gli deve dare esecuzione.
COME CONOSCERE I NOMINATIVI DI TUTTI I CONDOMINI PER LA CONVOCAZIONE?
Sebbene la convocazione sia fatta dai condomini, anche loro hanno l’obbligo di seguire le formalità che normalmente segue l’amministratore e che fissa il Codice Civile, cioè invio della convocazione dell’assemblea a tutti i condomini proprietari di unità immobiliari nello stabile condominiale.
Se dovesse mancare qualche comunicazione, i condomini che non si sono visti recapitare la convocazione potrebbero impugnare la delibera entro 30 gg perché inefficace. I 30 gg cominceranno a correre da quando sarà comunicata loro copia della delibera approvata.
Come dicevamo, come possono i condomini conoscere con precisione i nominativi dei condomini da convocare all’assemblea per evitare di incorre nella inefficacia della delibera? In alcuni grandi contesti condominiali, potrebbe essere difficile rintracciare tutti gli effettivi proprietari degli immobili.
Un primo consiglio pratico che mi sento di dare se esiste un amministratore in carica, è di fare richiesta allo stesso di copia dell’anagrafe condominiale. Noi amministratori abbiamo l’obbligo di consegnare tale copia quando ne riceviamo richiesta da parte dei condomini, ponendo però a carico del richiedente le spese per l’attività di fotocopiatura.
Inoltre siamo obbligati a permettere sempre la visione di tale documentazione nei giorni di ricevimento che dobbiamo indicare per legge nel preventivo che portiamo in approvazione all’assemblea al momento della nostra nomina e dell’eventuale rinnovo.
Consiglio di fare richiesta con buon anticipo per evitare eventuale ostruzionismo e perdite di tempo dell’amministratore poco trasparente.
Se l’amministratore non dovesse accogliere queste richieste, i condomini avrebbero un motivo per revocarlo in Tribunale tramite una procedura giudiziaria; tuttavia sappiamo che è una strada costosa.
Nel caso in cui non si volesse percorrere la costosa strada giudiziaria, oppure nel caso in cui non dovesse esserci un amministratore in carica, oppure quando manchi un’anagrafe condominiale (ricordo che anche l’assenza dell’anagrafe condominiale è causa di revoca giudiziaria dell’amministratore) l’unica soluzione per individuare la corretta titolarità delle unità immobiliari all’interno delle stabile è fare una attività di ricerca tramite visure catastali ed ipotecarie.
COSA SONO QUESTE VISURE IPO-CATASTALI?
La visura catastale, che come dice il nome stesso, si effettua in catasto, permette di individuare la proprietà degli appartamenti o dei box presenti nello stabile. Si potrebbe partire dagli estremi catastali degli appartamenti conosciuti per risalire alla proprietà dell’unità immobiliare sconosciuta.
Ricordo però che la visura catastale ha solo una valenza fiscale e non legale ma servirà ad identificate gli estremi dell’unità immobiliare (foglio, particella e subalterno). Il catasto ci darà già il nominativo del proprietario ma se vogliamo avere la certezza giuridica della proprietà dobbiamo fare una ricerca ipotecaria con gli estremi dell’immobile che abbiamo trovato al catasto che ci dirà chi è il vero proprietario.
Questa ricerca si potrà effettuare all’Agenzia del Territorio che conserva i Pubblici Registri Immobiliari.
I costi di queste due ricerche non sono elevati; siamo nell’ordine delle decine di euro e se si vogliono evitare estenuanti file presso i detti uffici ci si può recare anche presso agenzie che offrono questo servizio le quali hanno collegamenti telematici che permettono ad un costo poco più elevato di ottenere queste informazioni.
Ma non finisce qui.
Con il nominativo del proprietario ottenuto grazie alla precedente ricerca, dobbiamo recarci all’Ufficio Anagrafico del luogo dove appare essere residente quest’ultimo alla luce delle visure appena fatte, per scoprire l’indirizzo di residenza del condomino sconosciuto e così poter spedire all’indirizzo accertato la convocazione della vostra assemblea autoconvocata.
L’alternativa a questa trafila purtroppo è tenere l’assemblea a rischio di una eventuale impugnazione del condomino non convocato ma anche dissenziente.
Alla luce dei rischi, consiglio sempre una piccola spesa da suddividere tra i condomini piuttosto che il rischio di una impugnazione della delibera precedentemente assunta.
In queste ricerche potete anche farvi aiutare da un amico geometra o architetto oppure da un altro amministratore se lo scopo dell’autoconvocazione è la sostituzione dell’attuale amministratore che non rispetta i suoi compiti di convocazione delle assemblee straordinarie.
Ovviamente i motivi della mancata convocazione dell’assemblea da parte dell’amministratore possono essere i più vari e sono sempre attribuibili ad una scarsa trasparenza dello stesso professionista.
Amm. Ylenia Di Bari
