Questo argomento della convocazione dell’assemblea condominiale tramite posta elettronica ordinaria è tra gli argomenti più richiesti in assoluto nei condomini che mi trovo ad amministrare. Tale forma di comunicazione, a differenza della classica raccomandata A/R, è non solo più veloce e comoda ma anche più conveniente in quanto le casse condominiali potrebbero risparmiare sui costi vivi di spedizione. Infatti la richiesta di utilizzare questo strumento mi è stata rivolta da quasi tutti i condomini con cui abbia avuto a che fare.
Ma procediamo con ordine.
COSA PREVEDE LA LEGGE IN PROPOSITO?
Il Codice Civile stabilisce modalità ben precise per effettuare la comunicazione di convocazione dell’assemblea di condominio che, come sappiamo, deve pervenire a conoscenza del condomino almeno 5 giorni prima dell’adunanza (nel contare i giorni non si tiene conto del giorno dell’assemblea e si considerano i 5 giorni precedenti, includendo a ritroso il quinto). I modi sono la raccomandata A/R, posta elettronica certificata (Pec), fax o con foglio consegnato a mano e controfirmato per accettazione in copia. La posta elettronica ordinaria (e-mail) non è assolutamente prevista dalla normativa di legge e lo stesso può valere per l’avviso affisso in bacheca condominiale, sms, messaggi whatsapp etc.
L’aspetto su cui si dibatte anche nei Tribunali è se questi modi precisi indicati dalla legge siano obbligatori oppure solo indicativi e non vincolanti. Diciamo subito che a partire dalla riforma del condominio si sono avute tendenzialmente sentenze che ritenevano di escludere le e-mail tra i modi consentiti di comunicazione della convocazione, considerando vincolanti i modi visti prima.
Solo recentemente si è avuta una pronuncia della Corte d’Appello di Brescia che ha sorprendentemente cambiato orientamento, aprendo all’utilizzo di questo strumento, in particolare quando sia il condomino a richiedere all’amministratore di inviare le convocazioni ad un indirizzo e-mail personale. Tuttavia l’interpretazione data dalla Corte d’Appello di Brescia ha creato molte perplessità negli ambiti legali/giudiziari, quindi personalmente la ritengo “una rondine che non fa primavera”. Oltretutto non promana dalla suprema Corte di Cassazione, quindi ha certamente minor valore come precedente giudiziario.
Dunque la e-mail ordinaria non da quelle certezze di invio della comunicazione secondo la maggioritaria giurisprudenza; neanche l’avviso di lettura viene considerato sicuro per la ricezione.
Tale sicurezza certamente è data dalla posta elettronica certificata (PEC) che genera degli avvisi automatici ritenuti dalla legge sufficienti a garantire il ricevimento delle comunicazioni inviate. Va però ricordato che l’avviso via PEC ha valore se fatto tra indirizzi PEC; se lo scambio avviene tra un indirizzo PEC ed uno di posta elettronica ordinaria allora non è ritenuto valido dalla legge.
Quindi l’utilizzo delle e-mail è sicuramente rischioso per un amministratore anche se richiesta dai singoli condomini, soprattutto perché qualsiasi condomino, animato da risentimento verso il condominio o solo parte di esso, potrebbe sempre avere un motivo per impugnare la delibera stessa nei 30 giorni successivi: in altre parole l’amministratore ed il condominio sarebbero sempre sotto scacco, fornendo su un piatto d’argento un motivo di impugnativa delle delibere. Conosciamo tutti le dinamiche condominiali in alcuni contesti problematici.
Proprio per questa ragione personalmente utilizzo gli strumenti indicati dalla legge; non solo raccomandata A/R ma anche PEC (se i condomini ne sono dotati) e consegna a mani. Purtroppo il vecchio mezzo del fax, che personalmente ho sempre amato, è ormai quasi caduto in disuso.
Nel caso in cui ci fosse estrema fiducia tra amministratore e condomini l’uso della posta elettronica ordinaria sarebbe anche comprensibile in quanto la presenza in assemblea dei convocati sana la forma irregolare della convocazione avvenuta via e-mail. Tuttavia ribadisco la mia personale disapprovazione in merito, la professionalità impone sempre la condotta più rispettosa della legge.
PUO’ IL REGOLAMENTO CONDOMINIALE DEROGARE QUESTE MODALITA’ FISSATE DALLA LEGGE E CONSENTIRE LA CONVOCAZIONE VIA E-MAIL?
No, non può. Lo stesso Codice Civile impone che queste forme di comunicazione della convocazione dell’assemblea di cui abbiamo parlato, non possano essere derogate da parte dei regolamenti condominiali. Quindi il regolamento non può autorizzare l’uso della e-mail per le comunicazione di convocazione dell’assemblea. Questa previsione di legge, infatti, porta molti a dubitare ancora di più della possibilità di utilizzare l’e-mail ordinaria, come invece consente la sentenza della Corte d’Appello di cui parlavo poco sopra.
QUESTE MODALITA’ DI COMUNICAZIONE RIGUARDANO ANCHE LA TRASMISSIONE DEI VERBALI?
Si, sebbene la legge non dica nulla in proposito, la giurisprudenza ritiene che questa norma si applichi anche alla comunicazione dei verbali d’assemblea. Comunicazione quest’ultima importante per dare la conoscenza legale della delibera agli assenti in assemblea che avranno 30 giorno, a partire dal ricevimento, per impugnare eventualmente la delibera stessa.
La buona amministrazione esige sempre il rispetto delle norme di legge.
Amm. Di Bari
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